EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef Kitle: Eksan tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: Eksan Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon: 1.0
Onaylayan: Eksan tarafından onaylanmıştır.
İÇINDEKİLER
1. GİRİŞ 3
1.1. Amaç 3
1.2. Kapsam 3
1.3 . Dayanak 3
1.4 . Tanımlar 3
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI 5
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 5
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 5
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi 5
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 5
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi 5
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 5
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 6
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması 6
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması 7
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ 8
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER 8
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI 8
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI 8
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları 8
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 9
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi 9
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi 9
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 9
7.6 Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler 10
8. YÜRÜTME 10
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI 10
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler 11
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar 13
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları 14
EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞ
Eksan Mekanizma Makas Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Eksan”) , veri sorumlusu sıfatıyla yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte, iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. Eksan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının Eksan organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. Eksan bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
1.1. Amaç
Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, Eksan organizasyon ve süreçlerine uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Eksan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, Eksan iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
1.3 . Dayanak
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir. Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler, Politika ile Eksan uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
Açık rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. Başvuru Formu Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin formu ifade eder. İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir. Kayıt ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır. Kişisel veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Kişisel verilerin işlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. Kişisel verilerin silinmesi Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. Kişisel verilerin yok edilmesi Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu Özel nitelikli kişisel veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Periyodik imha Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. Veri sahibi / İlgili kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Veri sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. Veri Temsilcisi Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi. Yönetmelik 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Eksan, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. Eksan, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel nitelikte olan, kişilere ait sağlık, kılık kıyafet ve ceza mahkûmiyetine ilişkin verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
Eksan, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir. Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, Eksan gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu Eksan yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
i. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
ii. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel verileri güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta, plan ve programlı çalışılmaktadır.
iii. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .
iv. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplanmakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
v. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.
i. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
ii. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda sıralanan şartlardan herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
a. Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
b. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
c. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
d. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
Eksan hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilir.
e. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilir.
f. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
g. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, Eksan meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Eksan özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:
i. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
ii. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Eksan, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerin korunması, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı olarak yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Eksan, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. Eksan aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirir.
i. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
c. Eksan’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
d. Veri sahibi tarafından kişisel verilerinin alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı olması,
e. Eksan’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
f. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Eksan’ın meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
g. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler aktarılabilir.
ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, kişisel veri sahibinin açık rızasının alınmış olması kaydıyla aktarılabilir. Açık rızanın olmadığı hallerde ise Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
a. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
Eksan; yönetim, insan kaynakları, idari işler, mali işler (muhasebe-finans), planlama, lojistik, bilgi işlem, üretim, kalite, Araştırma-Geliştirme, pazarlama, satış, satın alma, müşteri destek iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detayları Eksan’ın https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresindeki alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir. Kişisel veriler, Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
Eksan, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Eksan bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Eksan, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. Eksan, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler, belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
i. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
iv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vi. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vii. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
viii. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 7.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle Eksan’a iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu (Ek-4) doldurarak, Eksan’a başvurabilir.
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi
Eksan, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde Eksan’a iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
Eksan, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
i. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
ii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
iii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
iv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
v. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
vi. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
vii. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
viii. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması, ix. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
x. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
xi. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kişisel veri sahibi, Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz buluması veya Eksan tarafından süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Eksan’a cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.6. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
Eksan, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Eksan, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır. İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni”, “Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi”, “Çalışan Aydınlatma Metni”, “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”, “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni”, “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler Eksan’ın internet sitesinde (www.eksan.com.tr) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri
Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu
Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef Kitle: Eksan tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: Eksan Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon: 1.0
Onaylayan: Eksan tarafından onaylanmıştır.
İÇINDEKİLER
1. GİRİŞ 3
1.1. Amaç 3
1.2. Kapsam 3
1.3 . Dayanak 3
1.4 . Tanımlar 3
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI 5
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 5
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 5
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi 5
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 5
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi 5
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 5
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 6
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması 6
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması 7
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ 8
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER 8
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI 8
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI 8
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları 8
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 9
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi 9
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi 9
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 9
7.6 Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler 10
8. YÜRÜTME 10
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI 10
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler 11
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar 13
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları 14
EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞ
Eksan Mekanizma Makas Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Eksan”) , veri sorumlusu sıfatıyla yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte, iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. Eksan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının Eksan organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. Eksan bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
1.1. Amaç
Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, Eksan organizasyon ve süreçlerine uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Eksan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, Eksan iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
1.3 . Dayanak
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir. Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler, Politika ile Eksan uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
Açık rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. Başvuru Formu Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin formu ifade eder. İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir. Kayıt ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır. Kişisel veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Kişisel verilerin işlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. Kişisel verilerin silinmesi Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. Kişisel verilerin yok edilmesi Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu Özel nitelikli kişisel veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Periyodik imha Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. Veri sahibi / İlgili kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Veri sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. Veri Temsilcisi Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi. Yönetmelik 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Eksan, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. Eksan, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel nitelikte olan, kişilere ait sağlık, kılık kıyafet ve ceza mahkûmiyetine ilişkin verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
Eksan, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir. Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, Eksan gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu Eksan yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
i. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
ii. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel verileri güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta, plan ve programlı çalışılmaktadır.
iii. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .
iv. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplanmakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
v. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.
i. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
ii. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda sıralanan şartlardan herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
a. Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
b. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
c. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
d. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
Eksan hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilir.
e. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilir.
f. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
g. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, Eksan meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Eksan özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:
i. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
ii. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Eksan, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerin korunması, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı olarak yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Eksan, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. Eksan aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirir.
i. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
c. Eksan’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
d. Veri sahibi tarafından kişisel verilerinin alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı olması,
e. Eksan’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
f. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Eksan’ın meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
g. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler aktarılabilir.
ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, kişisel veri sahibinin açık rızasının alınmış olması kaydıyla aktarılabilir. Açık rızanın olmadığı hallerde ise Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
a. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
Eksan; yönetim, insan kaynakları, idari işler, mali işler (muhasebe-finans), planlama, lojistik, bilgi işlem, üretim, kalite, Araştırma-Geliştirme, pazarlama, satış, satın alma, müşteri destek iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detayları Eksan’ın https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresindeki alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir. Kişisel veriler, Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
Eksan, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Eksan bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Eksan, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. Eksan, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler, belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
i. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
iv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vi. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vii. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
viii. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 7.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle Eksan’a iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu”nu (Ek-4) doldurarak, Eksan’a başvurabilir.
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi
Eksan, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde Eksan’a iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
Eksan, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
i. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
ii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
iii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
iv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
v. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
vi. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
vii. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
viii. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması, ix. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
x. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
xi. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kişisel veri sahibi, Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz buluması veya Eksan tarafından süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Eksan’a cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.6. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
Eksan, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Eksan, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır. İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni”, “Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi”, “Çalışan Aydınlatma Metni”, “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”, “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni”, “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler Eksan’ın internet sitesinde (www.eksan.com.tr) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri
Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu
Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
1. AMACI 1
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI 1
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 1
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER 2
4.1 Teknik Tedbirler 2
4.2 İdari Tedbirler 3
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER 4
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler 4
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi 4
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 4
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi 4
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 5
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ 5
8. PERSONEL 6
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA 6
10. YÜRÜRLÜK 6
EK 1- Veri Saklama ve İmha Süreleri 7
EK 2-Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu 8
1. AMACI
Eksan Mekanizma Makas Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Eksan”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eksan tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
• MY SQL Veri Tabanı
• E-Posta Kutusu
• Microsoft Office Programları
• Görüntü ve Ses Kayıt Cihazları
Fiziksel ortamlar:
• Birim Dolapları
• Klasörler
• Arşiv
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eksan tarafından özellikle:
a. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
b. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
c. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
d. İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler:
a. Sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
b. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması,
c. Kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Eksan’ın meşru menfaatinin olması, d. Eksan’ın herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
f. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eksan tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Eksan, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Eksan bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
4.1 Teknik Tedbirler
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
4.2 İdari Tedbirler
• Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
• İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Eksan içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
• Eksan personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Eksan ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
• Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonrada devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Eksan tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında eğitimleri verir.
• Eksan, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Eksan ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir, yok edebilir veya anonim hale getirebilir. Kişisel verilerin silinmesinden sonra ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişemeyecek ve silinen verileri kullanamayacaktır. Eksan tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
Eksan kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak Eksan aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır.
Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.
Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir.
Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Kağıt İmha Makinesi ile Yok Etme
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Eksan kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
Eksan kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda Eksan serbesti içinde olacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Eksan, kişisel verileri işlendikleri amaç için Ek-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler Ek-1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; Eksan veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda Eksan bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
8. PERSONEL
Kanun kapsamında Eksan veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine getirecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası Ek-2’de yer alan tablo ile belirlenmiştir.
Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde Eksan’i temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir departman sorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır.
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme Eksan internet sitesinden ilan edilecektir.
10. YÜRÜRLÜK
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.
EKLER
EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri
EK 2- Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
1. AMACI 1
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI 1
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 1
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER 2
4.1 Teknik Tedbirler 2
4.2 İdari Tedbirler 3
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER 4
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler 4
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi 4
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 4
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi 4
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 5
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ 5
8. PERSONEL 6
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA 6
10. YÜRÜRLÜK 6
EK 1- Veri Saklama ve İmha Süreleri 7
EK 2-Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu 8
1. AMACI
Eksan Mekanizma Makas Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Eksan”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eksan tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
• MY SQL Veri Tabanı
• E-Posta Kutusu
• Microsoft Office Programları
• Görüntü ve Ses Kayıt Cihazları
Fiziksel ortamlar:
• Birim Dolapları
• Klasörler
• Arşiv
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eksan tarafından özellikle:
a. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
b. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
c. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
d. İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler:
a. Sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
b. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması,
c. Kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Eksan’ın meşru menfaatinin olması, d. Eksan’ın herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
f. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Eksan tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Eksan, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Eksan bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
4.1 Teknik Tedbirler
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
4.2 İdari Tedbirler
• Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
• İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Eksan içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
• Eksan personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Eksan ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
• Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonrada devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Eksan tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında eğitimleri verir.
• Eksan, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Eksan ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir, yok edebilir veya anonim hale getirebilir. Kişisel verilerin silinmesinden sonra ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişemeyecek ve silinen verileri kullanamayacaktır. Eksan tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
Eksan kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak Eksan aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır.
Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.
Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir.
Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Kağıt İmha Makinesi ile Yok Etme
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Eksan kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
Eksan kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda Eksan serbesti içinde olacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Eksan, kişisel verileri işlendikleri amaç için Ek-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler Ek-1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; Eksan veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda Eksan bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
8. PERSONEL
Kanun kapsamında Eksan veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine getirecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası Ek-2’de yer alan tablo ile belirlenmiştir.
Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde Eksan’i temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir departman sorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Eksan Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır.
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme Eksan internet sitesinden ilan edilecektir.
10. YÜRÜRLÜK
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.
EKLER
EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri
EK 2- Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
EKSAN MEKANİZMA MAKAS SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA BAŞVURU FORMU
Başvuru Tarihi : .... / .... / ......
1. Veri Sahibinin Kimlik ve İletişim Bilgileri
Ad-Soyadı :
T.C. Kimlik /Pasaport/Kimlik Numarası :
Tebligat Adresi :
Cep Telefonu :
Telefon Numarası :
Faks Numarası :
E-posta Adresi :
Eksan ile İlişkiniz :
Müşteri:
Çalışan:
Diğer:
Cevabın Tarafınıza Bildirilme Yöntemi :
Posta:
e Posta:
Fax:
2. Talep Konusu
Kişisel verilere ilişkin talebinizi aşağıda “Talep Konusu” bölümünden yararlanarak yazabilirsiniz. Varsa bilgi ve belgeleri Form’a ekleyiniz.
Başvuruda bildirmiş olduğum bilgi ve belgelerin doğru olduğunu, Şirketinizin başvurumu sonuçlandırabilmesi için ek bilgi ve belge talep edebileceğini, ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücreti ödemem gerekebileceğini beyan ve taahhüt ederim.
Yukarıda belirttiğim talepler doğrultusunda, başvurumun değerlendirilerek tarafıma bilgi verilmesini rica ederim.
*Kişisel veri sahibi 19 yaşından gün almamış ise ebeveynleri ya da velayet sahibi, vesayet altında ise vasisi, ilgili kişinin bu yönde açıkça vekalet vermiş olduğu kişiler bu durumu belgelemeleri halinde başvuru yapabilir.
Başvuruda Bulunan İlgili Kişi
Adı Soyadı :
İmza :
Başvuru Yöntemi
BAŞVURU YOLU BAŞVURU YAPILACAK ADRES BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK BİLGİ
1. Yazılı Olarak Islak imzalı şahsen başvuru veya Noter vasıtasıyla Başvuru 2. Osb Bölgesi Kargalıhanbaba Mah. 2 Nolu Yol No:14 Hendek / Sakarya / TÜRKİYE Başvurunun konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla eksanmekanizma@hs01.kep.tr E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
3. Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru ikuzman@eksan.com.tr E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Talep Konusu
1. Şirketinizin hakkımda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek istiyorum.
2. Eğer Eksan hakkımda kişisel veri işliyorsa bu veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi talep ediyorum.
3. Eğer Eksan hakkımda kişisel veri işliyorsa bunların işlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum.
4. Eğer kişisel verilerim yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa, bu üçüncü kişileri bilmek istiyorum.
5. Kişisel verilerimin eksik yada yanlış işlendiğini düşünüyorum ve bunların düzeltilmesini istiyorum.
6. Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin silinmesini veya yok edilmesini talep ediyorum.
7. Eksik veya yanlış işlendiğini düşündüğüm kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum.
8. Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin üçüncü kişiler nezdinde de silinmesinin veya yok edilmesinin bildirilmesini talep ediyorum.
9. Eksan tarafından işlenen kişisel verilerimin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde Şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum.
10. Kişisel verilerimin Kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradım. Bu zararın tazminini talep ediyorum.
Doldurmuş olduğunuz bu başvuru formu, Eksan ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizle ilgili olarak eksiksiz ve isabetli olarak ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresi içerisinde cevap verilebilmesi için düzenlenmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Eksan, ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti gibi) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden veya belirttiğiniz adreslere cevaplarımızın gönderimi sırasında oluşabilecek aksaklıklardan dolayı Şirketimiz sorumluluk kabul etmemektedir.
Eksan tarafından doldurulacaktır.
Tarih: .... / .... / .........
Teslim Alanın Adı Soyadı: .................................................................
İmza: ...............................
Pdf Formatı İçin Lütfen Tıklayın
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA BAŞVURU FORMU
Başvuru Tarihi : .... / .... / ......
1. Veri Sahibinin Kimlik ve İletişim Bilgileri
Ad-Soyadı :
T.C. Kimlik /Pasaport/Kimlik Numarası :
Tebligat Adresi :
Cep Telefonu :
Telefon Numarası :
Faks Numarası :
E-posta Adresi :
Eksan ile İlişkiniz :
Müşteri:
Çalışan:
Diğer:
Cevabın Tarafınıza Bildirilme Yöntemi :
Posta:
e Posta:
Fax:
2. Talep Konusu
Kişisel verilere ilişkin talebinizi aşağıda “Talep Konusu” bölümünden yararlanarak yazabilirsiniz. Varsa bilgi ve belgeleri Form’a ekleyiniz.
Başvuruda bildirmiş olduğum bilgi ve belgelerin doğru olduğunu, Şirketinizin başvurumu sonuçlandırabilmesi için ek bilgi ve belge talep edebileceğini, ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücreti ödemem gerekebileceğini beyan ve taahhüt ederim.
Yukarıda belirttiğim talepler doğrultusunda, başvurumun değerlendirilerek tarafıma bilgi verilmesini rica ederim.
*Kişisel veri sahibi 19 yaşından gün almamış ise ebeveynleri ya da velayet sahibi, vesayet altında ise vasisi, ilgili kişinin bu yönde açıkça vekalet vermiş olduğu kişiler bu durumu belgelemeleri halinde başvuru yapabilir.
Başvuruda Bulunan İlgili Kişi
Adı Soyadı :
İmza :
Başvuru Yöntemi
BAŞVURU YOLU BAŞVURU YAPILACAK ADRES BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK BİLGİ
1. Yazılı Olarak Islak imzalı şahsen başvuru veya Noter vasıtasıyla Başvuru 2. Osb Bölgesi Kargalıhanbaba Mah. 2 Nolu Yol No:14 Hendek / Sakarya / TÜRKİYE Başvurunun konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla eksanmekanizma@hs01.kep.tr E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
3. Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru ikuzman@eksan.com.tr E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Talep Konusu
1. Şirketinizin hakkımda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek istiyorum.
2. Eğer Eksan hakkımda kişisel veri işliyorsa bu veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi talep ediyorum.
3. Eğer Eksan hakkımda kişisel veri işliyorsa bunların işlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum.
4. Eğer kişisel verilerim yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa, bu üçüncü kişileri bilmek istiyorum.
5. Kişisel verilerimin eksik yada yanlış işlendiğini düşünüyorum ve bunların düzeltilmesini istiyorum.
6. Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin silinmesini veya yok edilmesini talep ediyorum.
7. Eksik veya yanlış işlendiğini düşündüğüm kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum.
8. Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin üçüncü kişiler nezdinde de silinmesinin veya yok edilmesinin bildirilmesini talep ediyorum.
9. Eksan tarafından işlenen kişisel verilerimin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde Şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum.
10. Kişisel verilerimin Kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradım. Bu zararın tazminini talep ediyorum.
Doldurmuş olduğunuz bu başvuru formu, Eksan ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizle ilgili olarak eksiksiz ve isabetli olarak ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresi içerisinde cevap verilebilmesi için düzenlenmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Eksan, ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti gibi) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden veya belirttiğiniz adreslere cevaplarımızın gönderimi sırasında oluşabilecek aksaklıklardan dolayı Şirketimiz sorumluluk kabul etmemektedir.
Eksan tarafından doldurulacaktır.
Tarih: .... / .... / .........
Teslim Alanın Adı Soyadı: .................................................................
İmza: ...............................
Pdf Formatı İçin Lütfen Tıklayın